Você precisa entender que o Cadastro Nacional de Informações Sociais é a coluna vertebral de qualquer direito previdenciário que você almeja. Costumo dizer aos meus clientes aqui no escritório que o INSS não conhece você pelo seu rosto ou pela sua história de vida, mas sim pelos dados que constam nesse sistema. Se o dado está lá, o direito existe. Se não está, para a autarquia é como se você nunca tivesse trabalhado. O acerto de CNIS não é apenas um procedimento burocrático chato. É a garantia de que o seu suor de décadas será convertido em benefício, ao escolher um curso de direito previdenciário
A correção desses dados exige uma postura ativa da sua parte. Muitos segurados chegam até mim desesperados porque o pedido de aposentadoria foi negado, simplesmente porque um vínculo de vinte anos atrás estava sem a data de saída. O servidor do INSS, ao analisar o seu pedido, vai se ater estritamente ao que está na tela do computador. Nosso papel hoje é antecipar esses problemas. Vamos tratar aqui da técnica jurídica necessária para sanear esse cadastro.
Vou guiá-lo como faço com meus alunos de graduação em Direito Previdenciário. Usaremos a lógica da legislação a seu favor, mas com uma linguagem que você possa aplicar hoje mesmo no seu caso ou orientar alguém próximo. Esqueça a ideia de que o sistema se corrige sozinho. O sistema é falho e a responsabilidade de vigilância é sua. Vamos mergulhar na natureza jurídica desse documento e entender como operá-lo.
A Natureza Jurídica do CNIS e sua Importância Processual
A presunção relativa de veracidade dos dados
No mundo do Direito, trabalhamos com conceitos de presunção. O CNIS possui o que chamamos de presunção juris tantum, ou seja, uma presunção relativa de veracidade. Isso significa que, a princípio, o que está no sistema é considerado verdade até que se prove o contrário. O artigo 29-A da Lei 8.213/91 estabelece que as informações do CNIS valem como prova de filiação, tempo de serviço e salários de contribuição. Mas você deve estar atento ao detalhe de que essa verdade não é absoluta.
Quando os dados estão errados, a presunção de veracidade joga contra você. Se o sistema diz que você recebeu um salário mínimo, mas você recebia três, o INSS vai calcular sua aposentadoria com base em um. O ônus de quebrar essa presunção e mostrar a realidade dos fatos recai sobre os seus ombros. Você precisa apresentar elementos materiais que derrubem a informação errada do banco de dados e façam prevalecer a realidade do contrato de trabalho.
Essa característica jurídica do CNIS torna o procedimento de acerto uma verdadeira produção de provas. Não basta alegar que trabalhou. Não basta dizer que o patrão não pagou. É necessário construir um dossiê que force a administração pública a alterar o registro oficial. Encare cada erro no seu extrato como uma pequena ação judicial onde você é o autor e precisa convencer o juiz, que neste caso é o servidor do INSS.
O impacto financeiro direto na Renda Mensal Inicial
O cálculo do benefício previdenciário é uma fórmula matemática fria que se alimenta dos números inseridos no CNIS. Cada remuneração registrada desde julho de 1994 entra na média que definirá o valor do seu benefício. Um erro, por menor que pareça, pode derrubar sua Renda Mensal Inicial, a famosa RMI. Já vi casos de clientes perderem mais de mil reais por mês na aposentadoria por causa de salários registrados incorretamente no sistema.
Imagine um período de cinco anos em que você teve um bom salário, mas a empresa não repassou as informações corretamente para a Previdência. Se esses salários não constarem no CNIS ou constarem com valores irrisórios, a média aritmética despenca. O INSS não vai adivinhar que você ganhava bem. Ele vai usar o que tem ou, na falta de informação, considerar o salário mínimo. O prejuízo acumulado ao longo dos anos de recebimento do benefício pode chegar à casa das centenas de milhares de reais.
Além do valor, existe a questão do tempo. Vínculos não reconhecidos não contam para o tempo de contribuição. Isso pode impedir que você atinja os requisitos mínimos para se aposentar ou faça com que você caia em uma regra de transição menos vantajosa. Corrigir o CNIS é, antes de tudo, uma medida de proteção patrimonial. Estamos falando do dinheiro que vai sustentar você e sua família no futuro.
A responsabilidade probatória do segurado
A legislação previdenciária é clara ao distribuir o ônus da prova. Embora a fiscalização do recolhimento das contribuições seja dever da Receita Federal e do INSS, a comprovação do tempo de serviço e do salário de contribuição, quando há divergência, é sua. O segurado não pode adotar uma postura passiva, esperando que a empresa falida de vinte anos atrás resolva a situação. Você é o maior interessado.
Essa responsabilidade exige que você mantenha a guarda de documentos antigos. Aquele contracheque amarelado, a carteira de trabalho antiga, os termos de rescisão, tudo isso é munição. Quando você protocola um pedido de acerto, você está exercendo o seu dever de provar o seu direito. O servidor do INSS atua de forma vinculada à lei e só pode fazer alterações mediante prova documental robusta.
Muitas vezes o segurado se revolta, dizendo que é injusto ter que provar algo que a empresa deveria ter feito. Entendo a frustração, mas no campo jurídico trabalhamos com a realidade processual. Se o dado não está lá, você precisa colocá-lo. Assuma o controle da sua vida previdenciária e organize sua documentação com o rigor de um arquivista. Essa organização é o que separa uma concessão rápida de um processo que se arrasta por anos na justiça.
Tipologia dos Erros Materiais Mais Comuns
Vínculos em aberto e a falta de data fim
Um dos problemas mais clássicos que encontro na análise de extratos é o vínculo sem data de término. Isso acontece quando a empresa informa a admissão, mas por falha no sistema ou negligência, não registra a demissão no CNIS. Para o sistema do INSS, aquele vínculo está “aberto”, o que gera uma pendência. O sistema não sabe se você trabalhou um mês ou dez anos. Na dúvida, ele pode desconsiderar todo o período para fins de carência e tempo de contribuição.
Essa falta de data fim é tóxica para o seu requerimento. O INSS pode entender que você ainda está trabalhando lá e, se houver outro vínculo concomitante, pode gerar conflito de dados. Para resolver isso, a apresentação da Carteira de Trabalho com a baixa assinada é fundamental. É um erro simples de identificar, basta olhar a coluna “Data Fim” no seu extrato, mas que causa indeferimentos automáticos em robôs de análise.
Você precisa verificar cada linha do seu extrato CNIS com uma lupa. Se vir um espaço em branco onde deveria haver uma data, circule imediatamente. Esse é um ponto de ataque prioritário. Sem a data de saída definida, o sistema não consegue fechar o ciclo contributivo e calcular o tempo exato que você possui.
Remunerações inferiores ao teto mínimo
Desde a Reforma da Previdência de 2019, esta questão tornou-se crítica. Competências em que a remuneração informada é inferior ao salário mínimo nacional não contam para nada. Não contam para tempo de contribuição, não contam para carência e não contam para manter sua qualidade de segurado. É como se aquele mês não existisse. Isso é muito comum para quem trabalha com jornada reduzida ou intermitente.
O perigo aqui é silencioso. Você vê o vínculo no CNIS e acha que está tudo certo. Mas ao olhar o valor, ele está abaixo do limite. Se você não fizer o ajuste, que chamamos de complementação, agrupamento ou utilização de excedente, você perde esse tempo. O INSS não faz esse ajuste de ofício na maioria das vezes. Você precisa solicitar e, muitas vezes, pagar uma guia complementar (DARF) para validar esses meses.
Analise mês a mês. Se encontrar valores quebrados, baixos demais, acenda o sinal de alerta. Isso acontece muito também em inícios e términos de contrato, onde o salário é proporcional aos dias trabalhados. A legislação exige o ajuste. Ignorar isso pode fazer com que falte aquele um mês crucial para fechar o tempo da sua aposentadoria no dia planejado.
Divergências cadastrais e NIT duplicado
Não é raro uma pessoa ter mais de um número de inscrição no INSS. Isso chamamos de multiplicidade de NITs (Número de Identificação do Trabalhador). Às vezes você teve um PIS quando trabalhou em empresa privada, depois um PASEP no serviço público, ou um número de Contribuinte Individual como autônomo. Se esses números não estiverem unificados, o sistema do INSS enxergará duas pessoas diferentes.
Você pode ter 15 anos de contribuição em um NIT e 10 anos em outro. Se pedir a aposentadoria por um deles, o sistema dirá que você só tem aquele tempo parcial e negará o benefício. O procedimento de unificação de elos é vital. Todos os seus recolhimentos, independentemente da categoria profissional, devem convergir para um único cadastro, garantindo a soma total do seu patrimônio previdenciário.
Além dos NITs, erros no nome, na data de nascimento ou no nome da mãe também travam o processo. O sistema da Previdência cruza dados com a Receita Federal. Se houver uma letra diferente no nome da sua mãe, o benefício pode ficar travado em exigência. A atualização cadastral é o primeiro passo de higiene processual que realizamos antes de qualquer pedido de benefício complexo.
O Arcabouço Probatório para a Retificação
A Carteira de Trabalho como rainha das provas
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento máximo para o trabalhador. Ela possui presunção de veracidade quase absoluta, desde que não contenha rasuras e esteja em ordem cronológica. A Súmula 12 do Tribunal Superior do Trabalho reforça o valor probante das anotações na carteira. Para o acerto de CNIS, ela é a ferramenta mais poderosa que você tem em mãos.
Uma carteira bem conservada, com as anotações de admissão, demissão, alterações salariais e férias, muitas vezes é o único documento necessário para corrigir vínculos extemporâneos. O servidor do INSS tem a obrigação de aceitar a CTPS como prova, exceto se houver indício forte de fraude. Por isso, cuide desse documento como se fosse uma joia. Se você tem carteiras antigas, digitalize todas elas, página por página, inclusive as em branco.
Se a sua carteira digital não reflete o que está na carteira física, a física prevalece para fins de prova de tempo passado. O sistema digital é recente e foi alimentado com dados que, como vimos, podem estar errados. A CTPS física é a materialização da história real. Ao apresentar a carteira, verifique se as fotos são legíveis e se as páginas de identificação conferem com os dados atuais.
Documentos contemporâneos e subsidiários
Infelizmente, nem sempre a carteira de trabalho está disponível. Perdas, roubos, enchentes ou simplesmente o desgaste do tempo podem inutilizar esse documento. Nesses casos, o advogado precisa ser criativo e técnico. Buscamos o que a lei chama de início de prova material contemporânea aos fatos. Documentos que foram gerados na época em que o trabalho ocorreu têm muito valor.
O Livro de Registro de Empregados, ficha de registro, holerites, extratos analíticos do FGTS carimbados pela Caixa Econômica Federal, e até mesmo a declaração de Imposto de Renda da época onde conste a fonte pagadora. O termo de rescisão de contrato de trabalho (TRCT) homologado no sindicato é uma prova fortíssima para definir a data fim de um vínculo. Cada papel desse ajuda a reconstruir a verdade real.
Você não pode depender apenas de testemunhas. No Direito Previdenciário, a prova exclusivamente testemunhal não é aceita para comprovar tempo de serviço, salvo em casos raríssimos de força maior ou caso fortuito. A testemunha serve para corroborar o documento, não para substituí-lo. Portanto, a busca por papel, microfilmagens e registros oficiais é a base do sucesso do seu pedido de retificação.
A utilização de processos trabalhistas como prova
Muitos segurados acreditam que ganhar uma ação trabalhista garante automaticamente o direito no INSS. Isso é um equívoco perigoso. A sentença trabalhista, por si só, não faz coisa julgada no INSS. A autarquia previdenciária não foi parte no processo trabalhista, logo, não pode ser condenada sem defesa. Para que a reclamatória trabalhista sirva de prova no CNIS, ela precisa vir acompanhada de elementos que demonstrem a efetiva prestação do serviço.
Você deve apresentar a cópia integral do processo trabalhista, não apenas a sentença. O INSS vai analisar os depoimentos, os documentos juntados lá na Justiça do Trabalho, os laudos periciais. Se a sentença foi meramente homologatória de acordo, sem reconhecimento de mérito e sem provas documentais, o INSS tende a não aceitar o tempo para fins de aposentadoria. É necessário que a decisão trabalhista tenha sido baseada em provas concretas.
Utilizar a reclamatória exige técnica. É preciso averbar essa sentença no INSS através de um pedido específico. Se houve reconhecimento de vínculo ou aumento de salário na justiça do trabalho, isso precisa migrar para o CNIS para aumentar sua renda ou seu tempo. Mas prepare-se para uma análise rigorosa por parte dos servidores, que buscam evitar fraudes de “vínculos amigáveis” criados apenas para fins previdenciários.
Decifrando os Indicadores e Siglas do Extrato
O indicador de extemporaneidade (PEXT)
Talvez você já tenha visto a sigla PEXT ao lado de algum vínculo no seu extrato e não entendeu nada. Significa “Pendência de Vínculo Extemporâneo”. Em português claro: a empresa informou ao INSS que você trabalhava lá fora do prazo legal. O INSS recebeu a informação, mas colocou uma bandeira vermelha dizendo: “aceito a informação, mas preciso que o segurado prove que isso é verdade”. Enquanto estiver com PEXT, esse tempo não conta para a aposentadoria.
Isso ocorre frequentemente quando a empresa faz um acerto cadastral tardio ou recolhe contribuições em atraso sem a devida comprovação. Para retirar essa marcação, você terá que apresentar a documentação que comprove o exercício da atividade naquela época específica. Não adianta pagar o atrasado se não provar o trabalho. A extemporaneidade é uma das maiores causas de indeferimento de benefícios.
Você deve tratar o indicador PEXT como um bloqueio que precisa ser destravado. Sem a ação de apresentar provas (contracheques, CTPS, ficha de registro), essa pendência permanecerá lá eternamente. E lembre-se: o INSS não vai te avisar para corrigir isso agora. Ele só vai apontar o problema quando você pedir a aposentadoria, atrasando tudo.
Pendências de vínculos e remunerações (PVIN e PREC)
Existem outras siglas que assustam, como PVIN-IRREG (Pendência de Vínculo Irregular) ou PREC-MENOR (Recolhimento abaixo do mínimo). Cada sigla é um código de erro do sistema. PVIN geralmente indica que há informações conflitantes sobre aquele emprego, talvez datas sobrepostas com outro emprego ou dados cadastrais da empresa que não batem. É um indício de sujeira no cadastro que precisa de limpeza.
Já os indicadores de remuneração afetam o valor. Se houver indicadores apontando falha na remuneração, o sistema pode ignorar aquele valor alto que você contribuiu e considerar um salário mínimo, ou pior, zerar a competência. Você precisa saber ler essas siglas. Pegue o glossário do CNIS, disponível no próprio site do governo, e traduza seu extrato. Conhecimento é poder nessa hora.
Ignorar essas siglas é como dirigir um carro com a luz de injeção eletrônica acesa. O carro pode até andar por um tempo, mas uma hora vai parar. No caso da aposentadoria, “parar” significa ter o benefício negado ou concedido com valor errado. A correção dessas pendências deve ser feita pontualmente, atacando cada sigla com o documento correspondente.
Indicadores de regime próprio e facultativo
Para quem foi funcionário público ou pagou carnê como facultativo, surgem siglas específicas como IREC-LC123 (recolhimento simplificado) ou IREM-INDP (pendência em recolhimento de contribuinte individual). Se você trabalhou em prefeitura sob regime estatutário, esse tempo não vai migrar automaticamente para o INSS sem uma Certidão de Tempo de Contribuição (CTC). O indicador vai mostrar que existe um vínculo, mas que ele pertence a outro regime.
No caso dos facultativos baixa renda, o INSS valida rigorosamente se a pessoa realmente se enquadrava na condição de baixa renda na época. Se o sistema cruzar dados e ver que a renda familiar era alta, ele invalida as contribuições. O indicador vai mostrar essa pendência. Você terá que provar que atendia aos requisitos ou complementar a contribuição para a alíquota normal.
Atenção especial para quem paga o plano simplificado de 11%. Esse plano não dá direito à aposentadoria por tempo de contribuição, apenas por idade. O indicador no CNIS alerta sobre isso. Se você quiser usar esse tempo para se aposentar por tempo de contribuição, terá que fazer a complementação financeira. Entender o indicador evita que você pague anos de contribuição em um código que não serve para o seu objetivo.
O Momento Processual e a Estratégia de Retificação
O pedido de acerto a qualquer tempo
Uma dúvida comum é: “Doutor, quando devo arrumar isso?”. A Instrução Normativa 128/2022 trouxe uma mudança importante. Antes, o INSS dificultava o acerto de vínculos se não houvesse um pedido de benefício em curso. Hoje, a norma permite o pedido de acerto de CNIS a qualquer tempo. Você não precisa esperar ter a idade de se aposentar para arrumar a casa.
Essa possibilidade é uma ferramenta estratégica. Imagine tentar encontrar documentos de uma empresa que fechou há 30 anos. É difícil. Agora, imagine fazer isso enquanto a empresa ainda existe ou logo após sair dela. É muito mais fácil. O acerto a qualquer tempo permite que você congele a verdade dos fatos agora, garantindo a tranquilidade futura.
Recomendo aos meus clientes que façam um “check-up” previdenciário a cada cinco anos ou sempre que mudarem de emprego. Verifique se o vínculo subiu corretamente para o sistema. Se não subiu, abra o pedido de retificação imediatamente. O tempo joga contra a prova. Quanto mais você espera, mais difícil fica provar.
A vantagem do saneamento prévio ao requerimento
Deixar para arrumar o CNIS no momento de pedir a aposentadoria é um erro tático grave. Quando você pede o benefício, a ansiedade é alta e a necessidade do dinheiro também. Se o INSS tiver que analisar documentos antigos, abrir exigências e processar retificações, seu pedido de aposentadoria pode levar meses ou até mais de um ano para ser concluído.
Ao fazer o saneamento prévio, você deixa o caminho livre. O robô do INSS, ao analisar um CNIS sem pendências, pode conceder a aposentadoria em questão de minutos. É o que chamamos de concessão automática. Isso só é possível se os dados estiverem redondos. O saneamento prévio retira a necessidade de análise humana complexa no momento final, acelerando o recebimento do seu dinheiro.
Além da agilidade, o saneamento prévio dá segurança no planejamento. Você saberá exatamente quanto tempo tem e qual a sua média salarial real. Sem as correções, qualquer simulação de aposentadoria é um tiro no escuro. Você planeja sua vida com base em dados falsos e pode ter uma surpresa desagradável lá na frente.
Prescrição e decadência na esfera administrativa
É fundamental entender que, para averbação de tempo de serviço, não existe decadência do direito de provar. O tempo de serviço é patrimônio jurídico incorporado. Você pode provar hoje que trabalhou em 1980. O INSS não pode se recusar a analisar alegando que “já passou muito tempo”. O direito ao reconhecimento do tempo é imprescritível na esfera administrativa para fins de concessão inicial.
No entanto, para revisão de valores financeiros já pagos, existe o prazo decadencial de 10 anos. Se você já se aposentou e descobriu que o CNIS estava errado, você tem 10 anos para pedir a revisão. Passado esse prazo, mesmo que o erro seja óbvio, você perde o direito de reclamar. Por isso a importância de agir antes da concessão ou logo em seguida.
Não confunda a imprescritibilidade do tempo com a facilidade da prova. Embora você possa pedir o acerto de 1980 hoje, a prova documental deve ser daquela época. A lei protege o seu direito de pedir, mas a carga da prova continua sendo sua. Não deixe para usar essa carta na manga no último minuto.
Passo a Passo do Procedimento Administrativo
A instrução inicial do requerimento
Para iniciar o processo, você deve acessar o portal “Meu INSS”. Procure pelo serviço “Atualização de Vínculos e Remunerações”. O sistema vai pedir que você atualize seus dados de contato. Em seguida, abrirá a opção para anexar documentos. Aqui está o segredo: a organização dos arquivos digitais. O servidor do INSS recebe centenas de processos. Se o seu estiver bagunçado, a chance de erro aumenta.
Digitalize seus documentos em formato PDF, coloridos e legíveis. Não tire fotos tremidas com o celular em cima da mesa da cozinha. Use um aplicativo de scanner. Nomeie os arquivos de forma lógica: “1. Carteira de Trabalho”, “2. Rescisão”, “3. Extrato FGTS”. Separe por vínculos se for muita coisa. Facilite a vida de quem vai analisar.
No campo de observações ou em uma petição simples anexa, explique o que você quer. “Solicito a inclusão da data fim do vínculo X conforme página 15 da CTPS anexa”. “Solicito a retificação do salário de 05/2005 conforme holerite”. Seja direto. Aponte o erro e aponte a prova. Não conte histórias tristes, foque nos fatos e nos documentos.
O cumprimento de exigências e prazos
Após protocolar, o INSS pode emitir uma “Carta de Exigência”. Isso não é um não. É um “preciso de mais coisas”. O servidor pode pedir que você apresente o documento original na agência ou que mande um documento mais legível. Você tem um prazo, geralmente de 30 dias, prorrogável por mais 30, para cumprir.
Fique atento ao seu e-mail e ao aplicativo Meu INSS. Perder o prazo da exigência pode levar ao arquivamento do seu pedido sem análise do mérito. Se você não tiver o documento pedido, junte uma declaração explicando por que não tem e pedindo que o INSS analise com o que já tem ou que faça uma Pesquisa Externa (o que é raro, mas previsto em lei).
O cumprimento de exigência deve ser feito no mesmo processo. Não abra um novo requerimento. Entre no detalhe do pedido e procure a opção “Cumprir Exigência”. Anexe o que foi pedido e finalize. É um diálogo formal com a administração pública.
Recursos administrativos em caso de indeferimento
Se mesmo com todas as provas o INSS negar a correção, não se desespere. Cabe Recurso Administrativo para a Junta de Recursos (JRPS). Você tem 30 dias após a ciência da decisão para recorrer. No recurso, você deve apontar onde o servidor errou. “O servidor não observou a anotação de férias na página tal que comprova o vínculo”.
O recurso administrativo é julgado por um órgão colegiado, não pelo mesmo servidor que negou. Muitas vezes conseguimos reverter decisões absurdas nessa fase. Escreva o recurso de forma técnica, citando a Instrução Normativa que obriga o INSS a aceitar a CTPS, por exemplo.
Se o recurso administrativo também falhar, as portas do Judiciário estão abertas. A vantagem é que, tendo tentado resolver no administrativo primeiro, você demonstra ao juiz o interesse de agir e a resistência do INSS, o que fortalece sua posição em uma eventual ação judicial para correção do CNIS e concessão do benefício.
Quadro Comparativo: Formas de Solucionar Erros no CNIS
Aqui está uma comparação entre realizar o acerto via administrativa (INSS), via judicial ou simplesmente ignorar o problema, para que você visualize os riscos e benefícios.
| Característica | Acerto Administrativo (INSS) | Acerto Judicial (Ação Judicial) | Não Fazer Nada (Ignorar o Erro) |
| Custo | Gratuito (não exige taxas). | Pode ter custas e honorários de advogado. | Custo zero imediato, prejuízo futuro alto. |
| Tempo de Resolução | Médio (meses a 1 ano). | Longo (pode levar anos). | Imediato (mas o problema persiste). |
| Exigência de Provas | Alta (documental rigorosa). | Alta (documental + testemunhal + pericial). | Nenhuma. |
| Efetividade | Resolve a base de dados oficial. | Resolve o caso concreto e obriga o INSS. | Nenhuma (Risco de indeferimento futuro). |
| Risco | Servidor pode negar por rigor excessivo. | Juiz pode não reconhecer se a prova for fraca. | Aposentadoria negada ou valor reduzido. |
| Complexidade | Média (exige organização). | Alta (exige advogado e técnica processual). | Nenhuma complexidade, mas alto risco. |
Veja, meu caro, que a opção administrativa é o caminho dourado. É de graça, resolve a fonte do problema e, se bem instruída, evita a dor de cabeça de um processo judicial arrastado. Ignorar o problema é a única opção que eu proíbo terminantemente. Seu futuro agradece a atenção que você der ao seu CNIS hoje.
